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Auch in Zeiten des Internets und der sogenannten Video Calls sind Telefonkonferenzen auch weiterhin ein ganz wichtiger Bestandteil der Geschäftswelt. Natürlich eignen sie sich auch, um mit Freunden und der Familie gemeinsam zu sprechen, aber in der Regel wird die Telko im Geschäftsleben genutzt, um Mitarbeiter untereinander in Verbindung zu bringen oder aber auch mit Projektpartnern und Kunden zu sprechen. Grundsätzlich ist es sehr einfach, eine Telefonkonferenz einzurichten.
Dafür gibt es verschiedene Anbieter am Markt, die ihre Vor- und Nachteile haben. Manche davon sind kostenlos, andere müssen bezahlt werden. Welches das richtige Angebot ist, hängt auch von den eigenen Anforderungen ab, die man an so eine Konferenz am Telefon stellt. Hat man erst einmal einen Anbieter gefunden, kann es auch schon losgehen. Wie das funktioniert und worauf man bei Telefonkonferenzen achten sollte, gibt es in diesem Ratgeber zu erfahren.
Unter einer Telefonkonferenz versteht man ein Telefongespräch, das von mehr als nur zwei Personen geführt wird. Das kann auch über Dreier- und Viererkonferenzen hinausgehen. Unter anderem können auch zwei Räume miteinander telefonieren, indem sich jeweils mehrere Menschen befinden. Die Konferenz wird am Telefon oder Handy geführt oder auch über eine sogenannte Telefonspinne, die wie ein Lautsprecher funktioniert. Muss man sich als Teilnehmer selbst in die Konferenz einwählen, ist die Rede von einer Dial-In-Konferenz. Wenn aber der Initiator oder Operator der Konferenz die jeweiligen Teilnehmer anruft, wird von einer Dial-Out-Konferenz gesprochen. Es gibt verschiedene Anbieter, über die eine Telko durchgeführt werden kann.
Moderne Technologien ermöglichen es zudem, zusätzliche Funktionen wie Bildübertragung zu nutzen, wodurch die Telefonkonferenz zu einer Videokonferenz erweitert werden kann. Dies bietet den Vorteil, dass Teilnehmer visuelle Informationen teilen und effektiver zusammenarbeiten können. Häufig werden auch Bildschirminhalte geteilt, was sogenanntes Screen Sharing ermöglicht. Dies ist besonders nützlich für Präsentationen oder wenn spezifische Dokumente und Anwendungen gemeinsam betrachtet werden müssen. Sicherheitsaspekte sind ebenfalls wichtig, daher bieten viele Dienste Verschlüsselung und andere Schutzmaßnahmen, um die Vertraulichkeit der Kommunikation zu gewährleisten.
Auch in Zeiten des Internets und der Möglichkeit der Videokonferenzen werden weiterhin Telefonanrufe mit mehreren Teilnehmern durchgeführt. Das ergibt auch Sinn, da damit verschiedene Vorteile verbunden sind. Unter anderem können Teams so miteinander arbeiten, selbst wenn sie nicht am selben Ort sind.
Das bedeutet auch, dass sie sich sogar in ganz unterschiedlichen Ländern befinden können. In der Einrichtung sind solche Telefongespräche sehr einfach und sind wesentlich preisgünstiger als die Alternativen, die Leute entsprechend an denselben Ort zu befördern. Das hat nicht nur Kostenvorteile, sondern ist auch gut für die Umwelt. Zudem sind die Anforderungen nicht hoch.
Letztendlich ist es kein Hexenwerk, eine Konferenz per Telefon durchzuführen. In drei Schritten kann man sie durchführen und wenn man einmal weiß, wie es geht, wird es in Zukunft umso einfacher sein.
Im ersten Schritt sucht man einen Anbieter für Telefonkonferenzen. Ein solcher Anbieter ermöglicht es, dass eben mehrere Anrufer miteinander verbunden werden können. Die Suche danach ist umso einfacher, je mehr man weiß, welche Anforderungen an die Konferenz gestellt werden. Das bedeutet unter anderem, wie viele Teilnehmer mit dabei sind und auch, wie oft eine solche Konferenz geplant ist. Will man sie nur einmal durchführen, braucht man also auf absehbare Zeit einen Service nicht noch einmal, dann braucht man auch keinen Dienst buchen, der eine längerfristige Bindung bedeutet. Ist ein Dienst gefunden worden, registriert man sich dort.
Hat man sich bei einem Anbieter registriert, kann man nun damit beginnen, eine Konferenz zu planen. Im nächsten Schritt muss man sich überlegen, wann die Audiokonferenz durchgeführt werden soll. Je nachdem, wie viele Teilnehmer mitmachen, ist es natürlich einfacher oder schwieriger, einen gemeinsamen Termin zu finden. Bei Gesprächen über Zeitzonen hinweg sollte man daran denken, dass unterschiedliche Tageszeiten in den verschiedenen Ländern herrschen. Hat man einen Termin gefunden, trägt man ihn ein, erhält eine Einwahlnummer sowie einen PIN-Code. Jetzt können die Teilnehmer per E-Mail benachrichtigt werden und erhalten darin die notwendigen Daten.
Im letzten Schritt kann die Telefonkonferenz durchgeführt werden. In der Regel müssen sich die Teilnehmer nicht registrieren, das obliegt nur dem Operator, der sie zuvor eingerichtet hat. Als Teilnehmer wählt man am Telefon die Einwahlnummer, die man per E-Mail bekommen hat. Im nächsten Schritt muss man den PIN-Code eingeben, um zu verifizieren, dass man legitimer Teilnehmer ist. Dies geschieht hin und wieder per SMS. Ist das geschafft, wird man in die Konferenz geschaltet und kann sich entsprechend mit den anderen Teilnehmern verständigen. Alles in allem also kein Hexenwerk.
Es gibt verschiedene Anbieter am Markt, weshalb natürlich die Frage besteht, welcher der beste ist. Das hängt durchaus davon ab, welche Faktoren für die Konferenz eine Rolle spielen. Das fängt bei der ganz einfachen Frage an, wie viele Teilnehmer zu erwarten sind. Es macht einen Unterschied, ob es nur drei oder viel mehr sein sollen. Bei größeren Events können sogar Verbindungen mit Hunderten von Teilnehmern notwendig sein, was nicht jeder Anbieter gewährleisten kann. Im nächsten Schritt sind natürlich die Kosten wichtig und können ein entscheidender Faktor sein. Will man immer wieder Konferenzen per Telefon durchführen, kann man auch über eine Vertragsbindung nachdenken, die andernfalls allerdings ein Hindernis sein kann.
Besondere Anforderungen stellen Konferenzen über Ländergrenzen hinweg. Gibt es beispielsweise nur eine deutsche Einwahlnummer, dann entstehen für die Teilnehmer im Ausland möglicherweise hohe Kosten. Manche Anbieter stellen für alle Länder separate Einwahlnummern zur Verfügung. Weitere Faktoren, die sich von Anbieter zu Anbieter unterscheiden können, sind beispielsweise die Art, wie die Konferenz gesteuert werden kann, ob es auch die Option für Videoverbindungen gibt und sogar eine Aufzeichnung, sodass im Nachhinein das Gespräch zur Verfügung steht. Wenn man sich für eine Videokonferenz entscheidet, gibt es dafür schon viele gute Lösungen, allerdings brauchen dann alle Teilnehmer einen Computer und Internet.
In der Welt der Telefonkonferenz-Anbieter gibt es eine Vielzahl von Optionen, doch für unsere Auswahl haben wir uns auf diejenigen konzentriert, die bereits seit Jahren eine erfolgreiche Präsenz am Markt bewiesen haben. Diese Anbieter zeichnen sich nicht nur durch ihre langjährige Erfahrung aus, sondern auch durch die positiven Rückmeldungen und die hohe Zufriedenheit ihrer Kunden. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten dieser Anbieter vor, die jeweils ihre eigenen Stärken und Schwächen haben.
Telefonkonferenzen lassen sich auch mit dem Service von Central Meeting durchführen, wohinter die GTC Gutacker TeleCommuncation GmbH steht. Hier können sehr schnell Konferenzen eingerichtet werden, für die weder fixe Kosten noch Gebühren für einen Monat anfallen. Die Einrichtung ist kostenfrei, das eigentliche Teilnehmen kann aber Kosten verursachen. Dafür bietet Central Meeting aber eine ganze Reihe von interessanten Optionen an.
Es gibt sowohl Einwahlnummern für Deutschland als auch für andere Länder, wozu auch Staaten aus Asien und Amerika zählen. Nachdem man eine Einladung erhalten hat, kann man mit einem Zugangscode an der Konferenz teilnehmen. Es gibt eine Teilnehmerliste, was praktisch ist, um die Übersicht zu behalten. Man kann zudem auch manuell die Anzahl der Teilnehmer begrenzen, die ansonsten nach oben hin offen ist. Es gibt Möglichkeiten, die Konferenz aufzeichnen zu lassen, um sich im Anschluss nochmal anhören zu können.
Bei meebl.de handelt es sich um einen Anbieter für Telefonkonferenzen, der kostenlos genutzt werden kann. Zumindest dann, wenn man als Anrufer eine Flatrate für Festnetz-Anrufe hat. Er funktioniert sehr einfach und kann sehr schnell eingerichtet werden. Weder gibt es versteckte Kosten, noch ist eine Anmeldung notwendig. Die Einrichtung ist sehr einfach. Auf der Webseite muss man lediglich seine E-Mail-Adresse und einen Sicherheitscode eingeben.
Im Anschluss bekommt man die Zugangsdaten für die Konferenz, also vor allem die Telefonnummer. Dort kann man anrufen und an der Telefonschaltung teilnehmen. Nachdem man die Mail erhalten hat, ist der Konferenzraum für 72 Stunden verfügbar. Wer einen festen Konferenzraum wünscht, kann diesen auf Anfrage bekommen. Will man nun andere Teilnehmer einladen, schickt man ihnen das Datum und die Uhrzeit sowie die Einwahlnummer und den PIN.
Einfach eine Telefonkonferenz einrichten, geht auch bei freeTelco und wie der Name schon sagt, wird der Dienst kostenlos angeboten. Kosten fallen nur für die normalen Telefongebühren an, die allerdings wegfallen, wenn man über eine Flatrate verfügt. Es gibt also keine Grundgebühr und keinen Mindestumsatz, ebenso keine Vertragsbindung. Auch ohne Registrierung können hier sehr schnell Räume eingerichtet werden, mit dem sich Teilnehmer verbinden können.
Angerufen werden kann sowohl vom Festnetz, als auch vom Handy, ebenso auch aus dem Ausland. Nimmt man per Handy an der Schaltung teil, sollte man auf die individuellen Kosten des eigenen Vertrages schauen. Es können theoretisch unbegrenzt viele Anrufer an den freeTelco Konferenzen teilnehmen. Hinter diesem Dienst steht MK Netzdienste, das neben diesem Service auch Dienste in den Bereichen VPN, Internet und Rechenzentren anbietet.
Mit Deutsche Telefonkonferenz gibt es einen weiteren Anbieter, der kostenlose Telcos anbietet. Das ist vor allem praktisch, wenn man nur innerhalb Deutschlands Konferenzen durchführen möchte. Aufgrund der deutschen Festnetznummer fallen auch nur die normalen Kosten an, die mittlerweile wohl für die meisten aufgrund von Flatrates eh wegfallen. Die Dauer des Telefonats und die Teilnehmerzahl sind unbegrenzt. Die entsprechenden Daten findet man auf der Webseite des Dienstes.
Zunächst gilt es einen kostenfreien Konferenzraum anzufordern, für den man dann die Zugangsdaten per E-Mail zugeschickt bekommt. Im nächsten Schritt kann man die Konferenzteilnehmer einladen. Dafür hat der Dienst auch extra ein Einladungstool auf der Webseite. Zusätzlich gibt es kostenpflichtige Inhalte, die man optional dazu buchen kann. Unter anderem einen Konferenz-Recorder, Werbefreiheit und einen Vortragsmodus.
Schon seit 2004 ist der Dienst mit dem interessanten Namen PowWowWow am Markt vertreten. Das Unternehmen hat sich auf Telekommunikation spezialisiert, wozu eben auch die Telefonkonferenzen zählen, die man einfach über die Webseite einrichten kann. Die Einrichtung ist denkbar einfach, denn direkt auf der Startseite muss einfach nur die eigene E-Mail-Adresse eingegeben werden. Im Anschluss erhält man einen PIN und die Einwahldaten.
Hat man die entsprechende Mail erhalten, sieht man darin nicht nur die Einwahlnummer, sondern auch den PIN. Beides kann jetzt an die gewünschten Teilnehmer verschickt werden. Natürlich mit der Zugabe eines Datums und der Uhrzeit, sodass alle zu genau diesem Zeitpunkt an der Schaltung teilnehmen können. Abgesehen von den normalen Telefongebühren fallen mit PowWowNow keine weiteren Kosten an. Einwahlnummern gibt es für mehr als 80 Länder.
Das klassische Telefon wird auch heute noch viel benutzt, allerdings sind Smartphones mittlerweile zum Standard geworden. Darüber kann man ganz normal telefonieren oder auch die vielen praktischen Funktionen nutzen, die mit Apps einhergehen. Entsprechend gibt es auch Telefonkonferenzen für iPhone und Android, bei denen sowohl per Videoschalte gesprochen werden kann oder nur mit Audioverbindungen. Der Vorteil des Smartphones besteht darin, dass man nur eine entsprechende App herunterladen muss und die Organisation bzw. Teilnahme noch einfacher ist. Selbst über den Messenger WhatsApp sind Konferenzen mit bis zu vier Teilnehmern möglich, wofür auch keine Kosten anfallen.
Telefonkonferenzen am Smartphone sind einfach zu nutzen, da es hier auch spezielle Apps gibt. Die folgenden Anbieter können, genauso wie KingsConference, sowohl mit iPhone (iOS) als auch Android Geräten genutzt werden.
Schon seit Jahrzehnten gibt es die Technologien für Telkos, die auch heute noch im Geschäftsleben eine ganz wichtige Rolle spielen, aber auch dafür sorgen, dass Freunde und Verwandte mit mehreren Leuten zur selben Zeit verbunden sein können. Die wichtigsten Fragen, die es zu solchen Telefonkonferenzen gibt, werden hier mit bestem Wissen beantwortet:
Eine Telefonkonferenz kann ganz einfach eingerichtet werden. Neben dem Telefon braucht es nur einen Anbieter für Telefonkonferenzen, die auch kostenlos angeboten werden. Nachdem man eine Einwahlnummer und PIN erhalten hat, können alle Teilnehmer eingeladen werden.
Die Teilnahme an einer Telefonkonferenz ist möglich, wenn man zuvor vom Operator eine Einwahlnummer mitsamt PIN erhalten hat. Dann gilt es zum vereinbarten Datum und Uhrzeit die Nummer zu wählen und den PIN anzugeben, um in die Konferenz zu gelangen.
Es gibt viele Anbieter, bei denen Telefonkonferenzen kostenlos angeboten werden. Die einzigen Kosten, die anfallen, sind die normalen Telefon- und Handykosten, die allerdings mit Flatrates wegfallen würden. Dienste mit Kosten bieten meist noch zusätzliche Optionen an.
Bei den meisten Diensten für Audiokonferenzen ist keine Registrierung notwendig. Gibt es ein umfangreiches Angebot, dann muss sich in der Regel nur der Operator anmelden.
Wer mit dem Handy eine Konferenz per Telefon machen möchte, braucht einen Anbieter, bei dem eine Einwahlnummer und PIN beantragt werden. Dort rufen dann alle Teilnehmer zur gegebenen Zeit an. Zudem gibt es auch Apps und die Möglichkeit Videokonferenzen durchzuführen.
Möchte man eine Konferenz durchführen, bei der die Teilnehmer anrufen, kann man sich dafür einen Konferenzraum bei entsprechenden Anbietern einrichten lassen, was oft kostenlos ist und nur wenige Augenblicke dauert. Im Anschluss können alle Teilnehmer die entsprechende Einwahlnummer wählen.
Möchte man mit mehr als einer Person telefonieren, muss man eine Konferenz einrichten. Das geht über verschiedene Apps oder aber mit Telefonkonferenzanbietern. Dort erhält man eine Einwahlnummer, über die dann alle Anrufer teilnehmen können.
Es haben sich verschiedene Namen für Telefonkonferenzen etabliert. Unter anderem die Abkürzung Telko, Audiokonferenz oder auch TSK für Telefonschaltkonferenz. Im Englischen spricht man vom Conference Call oder der Audio Conference.
Es gibt Anbieter für Telefonkonferenzen, bei denen eine unbegrenzte Anzahl von Menschen an dem Gespräch teilnehmen können. Insofern ist das Limit im Grunde nur die tatsächliche Anzahl und die Praktikabilität.
Ein Konferenzgespräch per Telefon funktioniert so, dass über einen entsprechenden Anbieter ein Konferenzraum eingerichtet wird, der über eine bestimmte Einwahlnummer und PIN für alle Teilnehmer zugänglich ist. Abgesehen davon braucht es eine Verabredung über Datum und Uhrzeit, damit das Gespräch zustandekommen kann.
Es gibt heute sehr viele verschiedene Wege, um mehrere Menschen miteinander zu vernetzen. Neben dem Internet mitsamt Videocalls gibt es auch noch Telefonkonferenzen, die für Familien und Freunde interessant sein können, in der Geschäftswelt aber eine ganz wichtige Rolle spielen. Solche Konferenzen können über entsprechende Anbieter eingerichtet werden, die oftmals auch kostenlos sind. Nur bei umfangreichen Angeboten fallen Kosten an. Eine Telko kann dann ganz einfach eingerichtet werden, indem es für alle Teilnehmer einen PIN gibt, den man eingeben muss, nachdem man die Einwahlnummer gewählt hat.
